COVID-19 – Neue Regelungen zur Durchführung der Hauptversammlung

Die Schutzmaßnahmen zur Vermeidung der Ausbreitung der COVID-19-Pandemie, insbesondere die Einschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten von Personen, wirken sich auf die Handlungsfähigkeit von Unternehmen unterschiedlicher Rechtsform aus: Vorläufig können Aktiengesellschaften keine Hauptversammlungen unter physischer Präsenz ihrer Aktionäre abhalten. Die Präsenzversammlung ist für die AG aber gesetzlich vorgesehen, insbesondere natürlich auch für die ordentliche Hauptversammlung zur Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns.

Der Gesetzgeber ist tätig geworden und ermöglicht mit dem von Bundestag und Bundesrat angenommenen Gesetzesentwurf zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie u.a. im Gesellschaftsrecht, den Gesellschaften nunmehr verschiedene Möglichkeiten, um die Gesellschaften in die Lage zu versetzen, trotz der Beschränkungen der Versammlungsmöglichkeiten handlungsfähig zu sein.

Das Gesetz soll noch im März in Kraft treten und wird rückwirkend ab dem 1. März 2020 gelten. Es sieht für Beschlussfassungen in Hauptversammlungen folgende, zeitlich auf das Kalenderjahr 2020 befristete Erleichterungen vor:

Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung

Der Vorstand der AG kann in diesem Jahr auch ohne Satzungsermächtigung die Online-Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglichen. Die Hauptversammlung kann dann als virtuelle Hauptversammlung ganz ohne physische Präsenz der Aktionäre stattfinden, wenn

• die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgt,
• die Stimmrechtsausübung der Aktionäre über elektronische Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme) sowie Vollmachtserteilung möglich ist,
• den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt wird, und
• den Aktionären ohne Erscheinen in der Hauptversammlung eine Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt wird.
• Die Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten an der Hauptversammlung unter Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel sowie der Aufsichtsratsmitglieder im Wege der Bild- und Tonübertragung kann der Vorstand auch ohne Ermächtigung in der Satzung gestatten.
• Der Vorstand hat Auskunftsverlangen der Aktionäre nach pflichtgemäßen Ermessen zuzulassen und zu beantworten.

Formelle Erleichterungen

• Die ordentliche Hauptversammlung zur Entgegennahme des festgestellten Jahresabschlusses und Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns kann – statt innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres – für einen beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Geschäftsjahres einberufen werden, sofern dieser noch im Jahr 2020 liegt. Entspricht das Geschäftsjahr einer Aktiengesellschaft dem Kalenderjahr, so ist die Hauptversammlung demnach bis zum 31. Dezember 2020 durchzuführen.
• Verkürzte Einberufungsfrist – Abweichend von der 30 Tages-Frist ist der Vorstand berechtigt, die Hauptversammlung spätestens am 21. Tag vor dem Tag der Versammlung einzuberufen.
• Bei börsennotierten Gesellschaften hat sich der Nachweis des Anteilsbesitzes auf den Beginn des zwölften Tages vor der HV zu beziehen und der Gesellschaft spätestens am vierten Tag vor der HV zugehen, sofern in der Einberufung keine kürzere Frist vorgesehen ist.
• Im Fall der Einberufung mit verkürzter Frist haben Mitteilungen an Intermediäre spätestens zwölf Tage vor der Hauptversammlung zu erfolgen; das gleiche gilt für Mitteilungen an die zu Beginn des zwölften Tages vor der Hauptversammlung im Aktienregister Eingetragenen.
• Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung müssen der Gesellschaft mindestens 14 Tage (statt 24 bzw. 30 Tage bei börsennotierten Gesellschaften) vor der Versammlung zugehen.

Ergänzende regelungen

• Sämtliche genannte Maßnahmen bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats, der die Beschlussfassung ungeachtet den Regelungen in Satzung oder Geschäftsordnung auch ohne physische Anwesenheit der Mitglieder schriftlich, fernmündlich oder in vergleichbarer Weise vornehmen kann.
• Die Möglichkeiten der Anfechtung von Hauptversammlungsbeschlüssen, insbesondere wegen Mängel der elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten oder der Durchführung der virtuellen Hauptversammlung an sich, sind weitgehend beschränkt.
• Auch ohne Satzungsermächtigung kann der Vorstand die Zahlung eines Abschlags auf den Bilanzgewinn (“Zwischendividende”) unter den übrigen gesetzlichen Voraussetzungen beschließen.

Praktische Umsetzung der virtuellen Hauptversammlung

• Die HV-Dienstleister haben, in den letzten Jahren eine Reihe von  Tools entwickelt, um die Anmeldung zur Hauptversammlung und die Erteilung von Vollmachten automatisiert und in den virtuellen Raum verschoben worden ist.
• Mit Briefwahl hatte der Gesetzgeber erste vorsichtige Vorstöße in Richtung Abkehr von der reinen Präsenz-Hauptversammlung getan. Die aktuellen Entwicklungen beschleunigen diese Entwicklung. Vor allem rechtliche Unsicherheiten und das in Deutschland stark ausgeprägte Anfechtungsrecht der Aktionäre hat dazu geführt, dass Gesellschaften die technischen Möglichkeiten nicht ausgeschöpft haben.
• Technisch ist es bereits heute möglich, die Hauptversammlung in einem geschützten Bereich vollständig in einem Livestream zu übertragen. Über ein Internet Proxy Voting System, wie es verschiedene Anbieter haben, können die Aktionäre bereits heute bei Bedarf während der Debatte Weisungsänderungen an die Stimmrechtsvertreter übermitteln.
• Neu ist insoweit nur, dass nicht nur die Weisung an den vor Ort präsenten Stimmrechtsvertreter, sondern die unmittelbare Stimmabgabe über das System erfolgen könnte.
• Die ausdrückliche Zulassung der virtuellen HV beseitigt Unsicherheiten, welcher Teil aus dem Saal übertragen werden darf.
• Der Ausschluss des Anfechtungsrechts bei technischen Störungen, aber auch die Möglichkeit komplett virtuell zu beschließen, mindert das Risiko unwirksamer Beschlüsse – und senkt nicht zuletzt den Aufwand für die Wiederholdung einer Beschlussfassung.